Åpenhetsloven som ble vedtatt 1. juli 2022, skal sikre respekten for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Den gir også åpenhet og fullt innsyn i hvordan større bedrifter arbeider for å fremme dette.
Loven pålegger informasjonsplikt og aktsomhetsvurderinger. Vårt arbeid med å innføre åpenhetsloven vil inngå i den langsiktige strategien for å styrke vårt arbeid innen bærekraft og anstendig arbeid.
1. Formål.
Rutinen skal bidra til at vår virksomhet og vårt samarbeid med leverandører fremmer åpenhetslovens formål. Det innebærer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Det innebærer å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Rutinen skal sikre at vår virksomhet oppfyller krav til å utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt ivareta informasjonsplikten i åpenhetsloven. Dette er i tråd med FN`s bærekraftsmål nummer 8 og nummer 12.
2. Omfang.
Rutinen omfatter risikovurderinger og aktsomhetsvurderinger knyttet til forretningsforbindelser og direkte - og indirekte innkjøp i vår virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skjer etter en risikobasert tilnærming. Loven gjelder for selskaper og leverandører som tilfredsstiller to av følgende vilkår:
- Salgsinntekt: 70 millioner kroner.
- Balansesum: 35 millioner kroner.
- Gjennomsnittlig 50 ansatte i løpet av regnskapsåret.
3. Ansvar.
Styret har ansvaret for å definere omfanget av aktsomhetsvurderingen. Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for at rutinen etterleves og skal i samråd med ledergruppen sikre at det blir gjennomført aktsomhetsvurderinger i de ulike delene av virksomhetens forretningsområder.
4. Beskrivelse.
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter vår modell for risikovurdering, som ligger i kvalitetssystemet basert på OECD retningslinjer:
5. Gjennomføring av risikovurderinger og aktsomhetsvurderinger.
Aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres etter følgende arbeidsmetodikk:
- Det vil bli gjennomført en aktsomhetsvurdering basert på vår interessentanalyse (ISO 9001), hvor vi kartlegger risikoen for negative konsekvenser, for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjennomføres av QAHMS leder i samarbeid med daglig leder i Tratec selskapene.
- Det skal avholdes arbeidsmøter for gjennomgang av aktsomhetsvurderinger av leverandører, minst en gang per år. Det er QAHMS leder som planlegger møter og sørger for at ansvarlige i selskapene deltar. I arbeidsmøtet foretas en gjennomgang av aktsomhetsvurderingen knyttet til våre innkjøp av varer og tjenester. Vi skal skaffe informasjon om leverandørers verdikjede og kartlegge risikoområder knyttet til bransje, beliggenhet, mulige negative virkning og skader, tidligere registrerte avvik - og vurdere om vi bidrar, forårsaker eller er direkte forbundet med negative konsekvenser.
- Basert på resultatet fra aktsomhetsvurderingen så skal områder for forbedring og tiltak besluttes, samt starte med prioriterte tiltak dersom det er nødvendig. Vi benytter eget skjema for innhenting av informasjon fra leverandører og forretningsforbindelser.
- Tiltak vil gjennomføres direkte ovenfor leverandører/grossister fra vår virksomhet eller ved en felleshenvendelse fra bransjen gjennom bransjeforening eller andre samarbeidspartnere.
- Resultatet av aktsomhetsvurderingen dokumenteres i en skriftlig redegjørelse. Den skriftlige redegjørelsen fra vår aktsomhetsvurdering, lages i tråd med åpenhetsloven og er tilgjengelig på vår hjemmeside.
- Vi opplyser i tråd med åpenhetsloven i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig, og oppdaterer og offentliggjør redegjørelsen innen 30. juni hvert år.
Endringer:
Dersom vår virksomhet innen et innkjøpsområde blir kjent med at det kan være vesentlige endringer i leverandørkjeden, skal ansvarlige i selskapet følge opp dette, og eventuelt sørge for revidering av aktsomhetsvurderinger og dokumentere dette i en skriftlig redegjørelse.
6. Avvik
Ved mistanke om brudd på kontraktsforpliktelser knyttet til åpenhetsloven, skal avvik meldes til ansvarlig leder og registreres i vårt kvalitetssystem. Systemet er satt opp med egen sakskategori for registrering av slike hendelser. Alle hendelser knyttet til slike avvik skal kategoriseres som høy alvorlighetsgrad, og følge vår prosedyre for saksbehandling, samt årsaksanalyse.
7. Redegjørelse for aktsomhetsvurdering på vår nettside
Alle selskapene i Tratec skal årlig gi en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene som er utført. Denne skal være overordnet, og omfatte det mest vesentlige. Redegjørelsen vil være tilgjengelig på vår hjemmeside.
Redegjørelsen vil omfatte følgende informasjon:
- Generell beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert og driftsområde. Aktuelle bransjer, marked, produkter og tjenester til virksomheten.
- Beskrivelse av retningslinjer og rutiner.
- Redegjørelse om faktiske negative forhold som er avdekket, dersom det er noen.
- Mulige negative forhold med vesentlighetsrisiko som er avdekket.
- Beskrivelse av tiltak som er iverksatt for å stanse eller begrense nevnte forhold.
Det er styret som signerer redegjørelsen. Åpenhetsloven § 5 pålegger styret og daglig leder å signere virksomhetens redegjørelse for aktsomhetsvurderinger. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
8.Behandling av informasjonskrav
Enhver har i henhold til åpenhetsloven, ved skriftlig forespørsel, rett på informasjon om hvordan vår virksomhet håndterer faktiske - og mulige negative konsekvenser knyttet menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i våre leverandørkjeder. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
Alle henvendelser om krav til informasjon skal sendes skriftlig til daglig leder i det Tratec selskapet hvor forespørsel er rettet til. Frist for svar er 3 uker.
Forespørsler utløser ikke plikt til tiltak, men kan føre til oppdagelse av risikoer som bør håndteres. I utgangspunktet kan virksomheten vise til aktsomhetsvurdering, men det kan være behov for å innhente informasjon. Omfanget av informasjonen må være forholdsmessig i henhold til ressursbruken.
Informasjonskrav kan avslås dersom kravet:
- Ikke er tydelig og gjelder uvesentlige opplysninger.
- Gjelder opplysninger av konkurransemessige forhold (produksjonsmetoder, strategi m.m.).
- Er urimelig (sjikanøst, krever uforholdsmessige ressurser m.m.).
- Gjelder personlige forhold (egenskaper, helsetilstand, livssyn m.m.).
Redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i Tratec.
Redegjørelse For Aktsomhetsvurdering For Tratec Teknikken
Redegjørelse For Aktsomhetsvurdering For Tratec Solutions
Snakk med oss
